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Sistema Nacional de Archivos

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privada que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadaspor ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

Signatura Topográfica

Es un código alfanumérico que se coloca de manera visible, normalmenteen el lomo del libro, y permite su localización física en la estantería de la biblioteca. La asignatura agrupa los documentos por materias en las estanterías lo que te va a facilitar encontrar otros documentos del mismo tema. Los elementos de estas signaturas son los siguientes: - Números: indican las grandes áreas temáticas, y permiten una ordenación general numérica. - Letras en mayúscula: indican las tres primeras letras del autor, y prmiten una ordenación alfabética. - Letras en minúscula: indican las tres primeras letras del título de la obra, y permiten una ordenación alfabética.

Servicio de archivo y registro

Es un servicio administrativo dependiente de la Secretaría General. Está constituido por las unidades de Archivo General y Registro General. Su misión es organizar y coordinar la gestión de los documentos de la Universidad y garantizar la conservación y difusión de su patrimonio documental, mediante el diseño, implantación y mantenimiento de un sistema corporativo e integral de gestión de los documentos de la UA durante todo su ciclo de vida, cualquiera que sea su soporte y el órgano que los haya producido o reunido, basándose en valores de calidad, respeto a la legislación vigente y servicio a la comunidad universitaria y a la sociedad. El servicio gestiona la documentación en cualquier soporte, desde el momento en que se genera o recibe hasta su destrucción o conservación definitiva, de acuerdo con las normas aprobadas por la Universidad y la legislación vigente.

LONNY OSPINA RUBIANO