CUSTODIA DE DOCUMENTOS

Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y concervación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

COPIA

Es la reproducción exacta de un documento.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Es básicamente una forma de buscar, encontrar determinada información. La consulta de documentos en los archivos, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado confofme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente ofoicina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Con el objetivo de desarrollar una guía para la preservación y conservación de los documentos, se establecen una serie de lineamientos para el tratamiento de las diferentes clases de colecciones y documentos. Se tratan los factores externos-temperatura, humedad, luz polvo, agentes biológicos y otros-, cuya acción ejerce una mayor influencia negativa sobre la conservación de los documentos de una institución, así como la seguridad de las colecciones ante el agua. el fuego, las guerras y los fenómenos naturales. Finalmente, se abordan las diferentes técnicas para el rescate de colecciones dañadas.

SANDRA VIVIANA LOAIZA