A

Archivistica : Profecional encargado del manejo documental desde su elaboracion hasta su eliminacion o conservacion permanente.

A

Acervo documental: Archivo potencialmente historico que refleja la educacion desde el inicio de la republica.

A

Acceso a los archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacion que conservan los archivos publicos en los terminos consagrados en la ley.

Asistencia tecnica: servicio que presta el ministerio de educacion nacional para generar y fortalecer la capacitad institucional y desarrollo de competencias en las secretarias de educacion de las entidades territoriales certificadas e instituciones de educacion superior en terminos de politica.

CARLOS AUGUSTO ZULETA

ARCHIVO PULICO:

Conjunto de documentos pertinentes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacion de un servicio publico por entidades privadas.

ARCHIVO TOTAL:

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARCHIVO PRIVADO:

conjunto de documentos profucidos o recibidos por personas naturales o juridicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO:


aquel que por su valor para la historia, la investigacion, la ciencia o la cultura es de interes publico y declarado como tal por el legislador.






JUAN DAVID MONTOYA TORRES.

ACCESO A LOS DOCUMENTOS

facultad de utlilizar el material de un fondo bajo determinadas normas y condiciones de uso. tècnica para procesar datos de acceso a la informaciòn de archivos y su difusiòn.





ARCHIVO DE GESTION

tambien llamado como archivo de oficina, contiene los documentos que segun a edad dentro del ciclo vital corresponde a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes.




ARCHIVO DEPARTAMENTAL

diseñado para archivar documentos en la segunda fase de su ciclo vital, que requieren el acceso continuo po parte de uno o varios usuarios del mismo departamento.






ARCHIVO DE ORDEN DISTRITAL

archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellls que recibe en custodia.



Jenny Andrea Gil Valencia

ARCHIVO

Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada en el transcurso de su gestion, conservados, respetando su orden para servir como testimonio e informacion a la persona o institucion que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia.

ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestion y reune los documentos transmitidos por los mismos una vez finalizado su tramite y cuando su consulta es constante.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Accion de guardar sistematicamente documentos de archivo en espacios mobiliario y unidades de conservacion apropiadas.

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacion direccion y control de los recursos fisicos, tecnicos tecnologicos y financieros del talento humano para el eficiente funcionamiento de los archivos

INGRID TATIANA FONSECA

ARCHIVO DE ORDEN MUNICIPAL

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden mundial
y por aquellos que reciben en custodia.

ARCHIVO DE ORDEN NACIONAL

Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que reciben en custodia.

ARCHIVO HISTORICO

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestón, la documentación que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dao el valor que asquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Este tipo de archivo tambien puede conservar documentos historicos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Es un establecimiento público del gobierno nacional Colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional. Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivo.


JENNIFER SANCHEZ

AUTOMATIZACIÓN

la automatización es un sistema donde se trasfieren tareas de producción,

realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnológicos.

ARCHIVO HISTÓRICO ESPECIAL

Son los que se consideran con ralación a la naturalezadle material que los conforma, clasificándose de acuerdo al sistema qu se implante. pueden considerarse los de microfilm, fotográfico entre otros.

AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS

(derecho). legitimar o legalizar; una firma o documento, es el procedimiento por el cual se valida un acto celebrado en otra jurisdiccion o en otro pais (legalizar)

CATALOGO

listo en la que se registra, describe y ordena siguiendo determinadas normas, personas, cosas o sucesos que tienen algun punto en comun.



Jhonathan Andres Marulanda Ortiz

CERTIFICACION DE DOCUMENTOS

Tramite mediante el cual se hace constar que la copia de un documento es fiel del original o que en este se asienta datos, verificados o fidedignos.

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS


Es una labor intelectual donde se establecen esquemas materializados en herramientas entendibles de la produccion documental, estas deben ser flexibles y sencillas para su buena interpretacion. Esta clasificacion garantiza la adecuada gestion de los archivos en cuanto a la organizacion y normalizacion, contribuyendo con la confianza en el manejo de la informacion.

CLASIFICACION

Es la accion o el efecto de ordenar o disponer por clases, tales como: clasificacion biologica, clasificacion periodica, clasificacion para ordenar tesis doctorales y clasificacion universal en bibliotecas.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Son las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento desde su creacion hasta su eliminacion o seleccion para su custodia permanente.

CARLOS EDUARDO JARAMILLO

CUSTODIA DE DOCUMENTOS

Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y concervación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

COPIA

Es la reproducción exacta de un documento.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Es básicamente una forma de buscar, encontrar determinada información. La consulta de documentos en los archivos, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado confofme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente ofoicina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Con el objetivo de desarrollar una guía para la preservación y conservación de los documentos, se establecen una serie de lineamientos para el tratamiento de las diferentes clases de colecciones y documentos. Se tratan los factores externos-temperatura, humedad, luz polvo, agentes biológicos y otros-, cuya acción ejerce una mayor influencia negativa sobre la conservación de los documentos de una institución, así como la seguridad de las colecciones ante el agua. el fuego, las guerras y los fenómenos naturales. Finalmente, se abordan las diferentes técnicas para el rescate de colecciones dañadas.

SANDRA VIVIANA LOAIZA

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registra la información que es producida o recibida ya sea por una entidad publica o privada en razón de sus actividades o funciones.


DOCUMENTO

informacion registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado



DEPOSITO DE ARCHIVO

local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservacion de los documentos de archivo




DEPURACION

operacion, dado en la fase de organizacion de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminacion.


JUAN DAVID GIRALDO

DOCUMENTO HISTORICO

documento unico que por su significado juridico, autografico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccion del estado la soberania nacional las relaciones internacionales las actividades cientificas tecnologicas y culturales se combierte en parte del patrimonio historico y especialmente valioso para el pais.



DUPLICADO


segundo ejemplar o vepetido tenor literal que el primero.Puede ser simple o autenticado.




DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS


desicion resultante de la valoracion hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos registrada en las tablas. de retención o tablas de valoración documental con miras asu cosevacion total, eliminacion,seleccion y/o reproducion.




DIPLOMATICA

disiplina que estudia las catacteristicas internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboracion, con el objeto de evidenciar la evolucion de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.

JOSE MANUEL OSPINA

DESCRIPTOR

término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistematizada de información.

DESCRIPTOR DOCUMENTAL

fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de agrupación, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y consulta.

DOCUMENTO SEMIACTIVO

documento de uso ocasional con valores; primario; es aquel cuyo uso administrativos.

DOCUMENTO PRIVADO

se trata de todo aquello (papel, grabación…) susceptible de recoger una expresión del pensamiento humano o una manifestación de voluntad. El documento privado se define por exclusión, considerado como tal todo documento no susceptible de ser calificado como publico.



PAULA ANDREA QUINTERO

DOCUMENTO INACTIVO:

Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

DOCUMENTO OFICIAL:

Es aquel que expide cualquier funcionario de los tres niveles del gobierno: municipal estatal y federal; algunos ejemplos: actas de nacimiento, de función y matrimonio, etc.

EXPEDIENTE:

Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionales para una instantánea productora en la resolución de un asunto.

ENCUADERNACIÓN:

Técnica mediante la cual cosen uno o varios documentos de formato uniforme y se cubre con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama libro.

SHARON KATHERINE CAÑAVERAL G.

ESTANTE
Una estantería, estante, librería o librero es un mueble con estantes horizontales que sirve para almacenar libros.





ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos.


FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
Se entiende por función archivística el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.


FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIÓN
Una fuente primaria es la fuente documental que se considera material de primera mano relativo a un fenómeno que se desea investigar. En el caso de la histografía , lo que en su tiempo ha servido como instrumento para construir la historia.

SINDY JOHANA SIERRA

FONDO
Se entiende por folio documental la agrupación orgánica de documentos generados por una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas.

FOLIO
Folio es la numeración individual de cada documento, cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los demás documentos similares.



GUÍA
Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando las características fundamentales de los mismos organismos que los originan, secciones y series que lo forman, fechas extremas y volumen de la documentación.





GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Es el conjunto de actividades relacionadas con la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final.

YESSICA FERNANDA POSADA

Heráldica
tecnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simbólicos, evolución y significados socio-jurídicos.




Indice
índice en el libro o en la publicación, este aparece como una lista ordenada que muestra los capítulos, artículos, materias, voces, u otros elementos del libro etc., indicando el lugar donde aparece, en el cual los términos de indización son ordenados en orden alfabético.








Índice toponímico
listado de sitios o lugares.







Inventario
el inventario es el instrumento de consulta que describe un fondo o una colección, mediante la reseña de sus series, y que deacuerdo con la norma internacional general de descripción ISAD debe consignar seis elementos obligatorios:

1. código de referencia
2. título
3. fechas extremas
4. nivel de descripción
5. volumen y soporte
6. nombre delproductor
el inventario informa acerca del documento y ayuda a localizarlo. Es también un instrumento de control de la documentación.

ANGIE VIVIANA PARADA